Digital Booster
Beginn
23.02.2024
Ende
31.12.2025
Status
abgeschlossen
Projektbeschreibung
Im Zukunftsprojekt „Digital Booster“ soll eine digitale Fachamtsstrategie für das Ordnungs- und Bürgeramt (OA), sowie eine dadurch abgeleitete Umsetzungsroadmap für andere städtische Ämter entwickelt werden. Auf diese Art und Weise soll die Digitalisierung in der Verwaltung insgesamt vorangetrieben werden.
Ziele des IQ Projekts Digital Booster:
- Jedes Amt hat seine eigene Digitalstrategie implementiert; abgeleitet aus der übergeordneten Digitalstrategie der Stadt.
- Amt hat eine klare Roadmap zur Umsetzung ihrer und somit der gesamtstädtischen Digitalstrategie.
- Amt hat mindestens einen Digital Change Advisor (DCA).
- Ablauf:
- die strategischen Handlungsfelder werden sortiert mit dem relevanten Themenportfolio des Amtes
- identifizieren bestehender Aufgaben, Projekte, Bedarfe und Potenziale innerhalb der strategischen Handlungsfelder mit den Verantwortlichen des Amtes; DCA Potenziale herausstellen
- Identifikation von DCA-Bedarf, Installation von DCAs (mittels Einbindung in offizielle DCA Fortbildung sowie Vernetzung im Digitalnetzwerk)
- identifizieren von technischen als auch kommunikativen Content für die Karlsruhe.App
- Ergebnissicherung und Umsetzungsplanung erstellen
- Ausarbeitung konkreter Umsetzungs-Roadmap: basierend auf den abgeleiteten strategischen Inhalten, des Karlsruhe.App-fähigen Contents und Contentpotenzialen sowie DCA-Potenziale, mit den Verantwortlichen des Amtes
Der Ablauf beinhaltet die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von entsprechenden Workshops und das Ausarbeiten der daraus resultierenden Ergebnisse für die Dienststellen.
Dieses IQ Projekt zahlt konkret auf das gesamte Korridorthema Moderne Verwaltung ein. Es bildet die Grundlage für zeitgemäße Arbeitsweisen und digitalen Lösungen sowohl in Richtung Bürgerschaft als auch als Stadtverwaltung. Das Projekt hat zudem Schnittstellen zur Nachhaltigkeitsstrategie (Ressourcenoptimierung und mittelfristig Unterstützung bei der Umstellung von analog zu digital) sowie zur Strategie Nachhaltige Finanzen (Ressourcenoptimierung und mittelfristig Einsparpotenziale durch Digitalisierung).
Zielgruppe ist zunächst das Ordnungs- und Bürgeramt (OA) ; anschließend weitere Dienststellen der Stadtverwaltung
Aktive Einbindung der Zielgruppe:
Ja
Chancen und Nutzen
Das Amt wird befähigt die Digitalstrategie entsprechend der Bedarfe und Anforderungen herunterzubrechen und eine klare Umsetzungsplanung zu entwickeln. Die Umsetzung der Digitalstrategie wird wiederum über den eigenen DCA weiter getrieben und eng mit dem Amt für IT und Digitalisierung verzahnt. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit Potenziale für die Karlsruhe.App herauszustellen und somit auch in Richtung Stadtgesellschaft Digitalisierungspotenziale zu streuen. Darüber hinaus wird ein Prozessmodell für die flächendeckende Ableitung der Digitalstrategie für alle Ämter geschaffen.
Herausforderungen
Wird das Projekt nicht angegangen, besteht die Gefahr, die Akzeptanz für Digitalisierungsprojekte, zu verlieren. Dies wiederum birgt das reale Risiko, dass die Ableitung der Digitalstrategie auf Ämterebene nicht angegangen wird und die Strategie in der Umsetzung scheitern wird. Nach erfolgter Ableitung besteht die Gefahr, dass keine Umsetzung erfolgt und keine verantwortliche Person zur Verfügung gestellt werden kann.
Kanäle und Formate
- co-kreative Formate
- Informationsveranstaltungen
- Intranet
- Weitere Beteiligungsformate
Einbindung Zielgruppe in das Projekt
- Während aller Phasen
Stadtinterne Kommunikation und Mitwirkung
- Während aller Phasen
Kommunikation und Mitwirkung nach außen
- Während aller Phasen
Personell
1 PM IT, 1 PM OA
Projektphasen und geplante Schritte
Initiierungsphase
In der Initiierungsphase stellte das Ordnungsamt Karlsruhe die Weichen für eine moderne, digitale und bürgernahe Verwaltung. Es wurde eine Ist-Situationsanalyse durchgeführt.
Abgeschlossen
Umsetzungsphase
In der Umsetzungsphase setzte das Ordnungs- und Bürgeramt Karlsruhe die geplanten Digitalisierungsmaßnahmen Schritt für Schritt um. Grundlage dafür waren gemeinsame Workshops mit der Amtsleitung, den Abteilungen und dem IT-Bereich. Zunächst wurden klare Ziele, Zeitpläne und Zuständigkeiten festgelegt. Anschließend startete das Projekt mit einer gemeinsamen Auftaktveranstaltung. In weiteren Abstimmungen wurden konkrete Maßnahmen geplant und priorisiert. Besonders im Fokus standen sogenannte „Quick Wins“ – Verbesserungsvorschläge, welche mit wenig Aufwand schnell spürbare Erleichterungen bringen.
Abgeschlossen
Abschlussphase
In der Abschlussphase wurden die Ergebnisse des Digitalisierungsprojekts im Ordnungs- und Bürgeramt Karlsruhe gebündelt und für die Zukunft gesichert. Zentrales Ergebnis ist eine klare Roadmap mit Zeitplan, die zeigt, welche digitalen Verbesserungen wann umgesetzt werden sollten. So wird Digitalisierung planbar, transparent und nachvollziehbar. Gleichzeitig wurde ein DCA implementiert. Diese Mitarbeitende unterstützen künftig aktiv digitale Veränderungen. Zusätzlich dazu wurde eine Blaupause für andere Ämter der Stadtverwaltung gefertigt. Die Erfahrungen aus dem Projekt zeigen, dass erfolgreiche Digitalisierung vor allem von guter Zusammenarbeit, klarer Kommunikation und der Einbindung aller Beteiligten lebt. Das Ordnungs- und Bürgeramt nutzt diese Erkenntnisse, um digitale Angebote kontinuierlich weiterzuentwickeln – mit dem Ziel, Verwaltungsleistungen einfacher, schneller und bürgerfreundlicher zu gestalten.
Abgeschlossen
Ausblick
Nach erfolgreicher Umsetzung der städtischen Digitalstrategie im Ordnungs- und Bürgeramt, entstand daraufhin eine Blaupause für andere Ämter.
Diese Blaupause wird nun veröffentlicht und dient als Hilfestellung für die digitale Entwicklung der gesamten Stadtverwaltung.
Aktualisiert am 09.01.2026
Dezernent
- Bürgermeister Dr. Albert Käuflein
