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E-Ausgangsrechnungen und -Bescheide – Digital. Schnell. Zukunftsfähig.

Beginn

01.01.2023

Status

Laufend

Projektbeschreibung

Zukünftig werden Rechnungen und Bescheide nicht mehr auf Papier versendet, sondern bequem und sicher auf elektronischem Weg bereitgestellt. Unser Ziel ist es, innovative Lösungen zu entwickeln und umzusetzen, um diesen Schritt in die digitale Zukunft einer modernen Verwaltung zu gestalten. Damit möchten wir den Service für unsere Kund*innen verbessern und die Abläufe zeitgemäß optimieren.

Als moderne Verwaltung möchten wir eine Vorreiterrolle bei der Digitalisierung einnehmen und uns frühzeitig zukunftsfähig aufstellen. Dazu gehören möglichst durchgängige digitale Prozesse, die bezogen auf die E-Rechnung den Rechnungsempfang, die Rechnungsbearbeitung, den Rechnungsversand und die Bezahlung umfassen. Gegenüber unseren externen Bezugsgruppen (Bürger*innen, Geschäftspartner*innen, andere Be-hörden) erreichen wir damit einen unkomplizierten und schnellen Service und schaffen eine hohe Akzeptanz für unsere Arbeit und Leistung als Stadtverwaltung. Auch nach innen profitieren unsere Mitarbeitenden von digitalen Prozessen. Es wird beispielsweise mehr Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes ermöglicht (Home-Office, New Work etc.) und der Weg für die Nutzung von Verfahren der künstlichen Intelligenz geebnet.

Aktuell sind die Ausgangsprozesse für Rechnungen / Bescheide und die eingesetzten Systeme in den städtischen Dienststellen sehr heterogen. Komplexität und Fehleranfälligkeit sind Schlagworte, die die Mitarbeiten-den äußern. Zunächst sollen die Prozesse und Systeme in den jeweiligen Dienststellen im Rahmen einer IST-Aufnahme erhoben werden. Darüber hinaus sollen auch die in den Fachverfahren bereits bestehenden Möglichkeiten zur Digitalisierung des Rechnungsausgangsprozesses ermittelt werden. Darauf aufbauend können die weiteren Planungen erfolgen (Entwurf des Soll-Prozesses, Formulierung der IT-seitigen Anforderungen und ggf. Auswahl einer geeigneten Software-Lösung für den künftigen, systemgestützten Prozess, etc.).

Finanzwesen und IuK in den städtischen Dienststellen; Geschäftspartner der Stadtverwaltung

Aktive Einbindung der Zielgruppe:

Ja

Chancen und Nutzen

Digitaler Versand der Ausgangsrechnungen / Bescheide Schlanke finanzwirtschaftliche Prozesse mit System-unterstützung Schnelle und transparente Vorgangsbearbeitung Zukunftsfähiges Arbeiten (Homeoffice, Desksharing) Integration gängiger Bezahlmöglichkeiten

Risiken

Personal für die Projektsteuerung und für das Geschäft-sprozessmanagement nicht verfügbar Keine / nicht ausreichende Personalkapazitäten bei den Dienststellen für die Prozesserhebung Städtische IT- Personal-Ressourcen nicht bzw. nicht ausreichend zur Verfügung

Anwendung agiler Arbeitsmethoden/Instrumente

  • Kanban
  • Planning
  • Retrospektive
  • Review
  • Stand-Up

Sonstige

Energizer, digitale Workshops, digitale Arbeitshilfen, Backlog

Kanäle und Formate

  • Informationsveranstaltungen
  • Intranet
  • Rundmails
  • Umfragen

Chancen und Nutzen

Digitaler Versand der Ausgangsrechnungen / Bescheide Schlanke finanzwirtschaftliche Prozesse mit System-unterstützung Schnelle und transparente Vorgangsbearbeitung Zukunftsfähiges Arbeiten (Homeoffice, Desksharing) Integration gängiger Bezahlmöglichkeiten

Risiken

Personal für die Projektsteuerung und für das Geschäft-sprozessmanagement nicht verfügbar Keine / nicht ausreichende Personalkapazitäten bei den Dienststellen für die Prozesserhebung Städtische IT- Personal-Ressourcen nicht bzw. nicht ausreichend zur Verfügung

Als moderne Verwaltung möchten wir eine Vorreiterrolle bei der Digitalisierung einnehmen und uns frühzeitig zukunftsfähig aufstellen. Dazu gehören möglichst durchgängige digitale Prozesse, die bezogen auf die E-Rechnung den Rechnungsempfang, die Rechnungsbearbeitung, den Rechnungsversand und die Bezahlung umfassen. Gegenüber unseren externen Bezugsgruppen (Bürger*innen, Geschäftspartner*innen, andere Be-hörden) erreichen wir damit einen unkomplizierten und schnellen Service und schaffen eine hohe Akzeptanz für unsere Arbeit und Leistung als Stadtverwaltung. Auch nach innen profitieren unsere Mitarbeitenden von digitalen Prozessen. Es wird beispielsweise mehr Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes ermöglicht (Home-Office, New Work etc.) und der Weg für die Nutzung von Verfahren der künstlichen Intelligenz geebnet.

Aktuell sind die Ausgangsprozesse für Rechnungen / Bescheide und die eingesetzten Systeme in den städtischen Dienststellen sehr heterogen. Komplexität und Fehleranfälligkeit sind Schlagworte, die die Mitarbeiten-den äußern. Zunächst sollen die Prozesse und Systeme in den jeweiligen Dienststellen im Rahmen einer IST-Aufnahme erhoben werden. Darüber hinaus sollen auch die in den Fachverfahren bereits bestehenden Möglichkeiten zur Digitalisierung des Rechnungsausgangsprozesses ermittelt werden. Darauf aufbauend können die weiteren Planungen erfolgen (Entwurf des Soll-Prozesses, Formulierung der IT-seitigen Anforderungen und ggf. Auswahl einer geeigneten Software-Lösung für den künftigen, systemgestützten Prozess, etc.).

Finanzwesen und IuK in den städtischen Dienststellen; Geschäftspartner der Stadtverwaltung

Aktive Einbindung der Zielgruppe:

Ja

Chancen und Nutzen

Digitaler Versand der Ausgangsrechnungen / Bescheide Schlanke finanzwirtschaftliche Prozesse mit System-unterstützung Schnelle und transparente Vorgangsbearbeitung Zukunftsfähiges Arbeiten (Homeoffice, Desksharing) Integration gängiger Bezahlmöglichkeiten

Risiken

Personal für die Projektsteuerung und für das Geschäft-sprozessmanagement nicht verfügbar Keine / nicht ausreichende Personalkapazitäten bei den Dienststellen für die Prozesserhebung Städtische IT- Personal-Ressourcen nicht bzw. nicht ausreichend zur Verfügung

Anwendung agiler Arbeitsmethoden/Instrumente

  • Kanban
  • Planning
  • Retrospektive
  • Review
  • Stand-Up

Sonstige

Energizer, digitale Workshops, digitale Arbeitshilfen, Backlog

Kanäle und Formate

  • Informationsveranstaltungen
  • Intranet
  • Rundmails
  • Umfragen

Einbindung Zielgruppe in das Projekt

  • Phasen 2 und 3

Stadtinterne Kommunikation und Mitwirkung

  • Phasen 2 und 3

Kommunikation und Mitwirkung nach außen

  • Abschlussphase 3

Personell

Zum aktuellen Zeitpunkt keine Einschätzung möglich; nach Abschluss IST-Analyse (Ende 2023) Einschätzung vrs. möglich

Finanziell

Zum aktuellen Zeitpunkt keine Einschätzung möglich; nach Abschluss IST-Analyse (Ende 2023) Einschätzung vrs. möglich

Projektphasen und geplante Schritte

Seil Bild
Initiierungsphase

Teamzusammenstellung, Projektauftrag, IT-Antrag, Allgemeine Projektplanung (Meilensteinplanung, PSP, Stakeholder-Analyse, Kommuplan)

Abgeschlossen
Umsetzungsphase

Aufnahme der IST-Prozess in den städtischen Dienststellen, Analyse der Fachverfahren, Analyse der rechtlichen Anforderungen, Formulierung SOLL-Prozess, Formulierung Anforderungen an ein IT-System; ggfs. Auswahl einer geeigneten Software für den künftigen Workflow

In Arbeit

Ausblick

Das Projekt Digitalisierung des Ausgangsprozesses für Rechnungen und Bescheide, durch das der Papier-Versand durch einen elektronischen Versand / eine Bereitstellung abgelöst wird und der papierbasierte Prozess der Rechnungsverbuchung künftig voll systemunterstützt erfolgen soll, wird aufgrund der großen Komplexität jahresweise geplant. Von 2023 bis ins erste Quartal 2024 wurde die Ist-Situation in allen Dienststellen aufgenommen. Im Jahr 2024 wurden die Ergebnisse aus der Ist-Aufnahme analysiert und mögliche Lösungsansätze identifiziert. Es fanden verschiedene Gespräche mit der Amtsleitung und Führungskräften des IT-Amts sowie Komm.ONE statt. Gegenstand der Gespräche waren die Erkenntnisse aus den Ist-Analysen sowie die Diskussion erster Ansatzpunkte. 

Zur weiteren Konkretisierung und späteren Priorisierung dieser Ansatzpunkte wurde auf Seiten des IT Projektmanagement Office eine Projektstelle geschaffen, die seit September 2024 besetzt ist.

Das Projekt wurde fortlaufend durch flankierende Kommunikationsmaßnahmen innerhalb der Stadtverwaltung begleitet (z.B. regelmäßige Newsletter, Informations-veranstaltungen, Lenkungsgruppe). Zudem fand in 2024 erstmalig eine nach außen gerichtete Kommunikation an die potenziellen Nutzer*innen statt: auf der Bunten Nacht der Digitalisierung konnten sich alle interessierten Bürger*innen über das Projektvorhaben informieren und ihre Wünsche an einen, aus Bürgersicht gelungenen Prozess formulieren. Zudem ist das Projektteam bei aktuellen Digitalisierungsvorhaben von Dienststellen und Gesellschaften mit den Verantwortlichen im regelmäßigen Austausch.

So können die Anforderungen aus Sicht der E-Ausgangsrechnung bereits in der Ausschreibung bzw. bei bereits beauftragten Vorhaben noch in der Umsetzung berücksichtigt werden (z.B. Bibliotheksmanagement-Software der Stadtbibliothek, Hallenverwaltungssoftware und Anmeldeportal für Ferien- und erweiterte Nachmittagsbetreuung beim Schul- und Sportamt)

Seit 2025 ist das IT-Amt mit zwei Kolleg*innen Teil des Projektkernteams. Gemeinsam werden Ansätze und Ideen verfeinert und technische Umsetzungsmöglichkeiten evaluiert. Dabei wird die Komplexität des Projekts deutlich: es gibt zahlreiche Verbindungen zu Projekten im Bereich E-Government (z.B. sichere digitale Identitäten, qualifizierte elektronische Signatur) und Abhängigkeiten zu notwendigen Vorarbeiten (z.B. Stammdatenharmonisierung in den Fachverfahren). Deshalb werden derzeit v.a. kompakte Quick-Wins bei den Dienststellen fokussiert wie bspw. die Machbarkeitsstudie einer Schnittstelle zwischen service-bw und enaio am Beispiel der Hundesteuer oder die Digitalisierung der Antragsstrecke über Webformular i.V.m. E-Payment-Bezahlmöglichkeiten per Vorkasse.

Auch in 2025 wird regelmäßig über den aktuellen Projektstand informiert, u.a. auch auf der diesjährigen Hausmesse.

Aktualisiert am 26.05.2025

Personen und Rollen

Dezernent

  • BM Dr. Albert Käuflein

Dezernent

  • BM Dr. Albert Käuflein

Dezernent

  • BM Dr. Albert Käuflein