Stadtverwaltung Karlsruhe
E-Ausgangsrechnungen und -Bescheide – Digital. Schnell. Zukunftsfähig.
Beginn
01.01.2023
Status
Laufend
Kurzbeschreibung
Zukünftig werden Rechnungen und Bescheide nicht mehr auf Papier versendet, sondern bequem und sicher auf elektronischem Weg bereitgestellt. Unser Ziel ist es, innovative Lösungen zu entwickeln und umzusetzen, um diesen Schritt in die digitale Zukunft einer modernen Verwaltung zu gestalten. Damit möchten wir den Service für unsere Kund*innen verbessern und die Abläufe zeitgemäß optimieren.
Mit der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben aus dem Wachstumschancengesetz werden im Business to Business (B2B) Bereich zum 01.01.2027 die ersten Bausteine implementiert. Das bedeutet, dass ab 2027 die wirtschaftlich tätigen Bereiche der Stadtverwaltung elektronische Rechnungen an alle Firmenkunden senden werden.
Als moderne Verwaltung möchten wir eine Vorreiterrolle bei der Digitalisierung einnehmen und uns frühzeitig zukunftsfähig aufstellen. Dazu gehören möglichst durchgängige digitale Prozesse, die bezogen auf die E-Rechnung den Rechnungsempfang, die Rechnungsbearbeitung, den Rechnungsversand und die Bezahlung umfassen. Gegenüber unseren externen Bezugsgruppen (Bürger*innen, Geschäftspartner*innen, andere Behörden) erreichen wir damit einen unkomplizierten und schnellen Service und schaffen eine hohe Akzeptanz für unsere Arbeit und Leistung als Stadtverwaltung. Auch nach innen profitieren unsere Mitarbeitenden von digitalen Prozessen. Es wird beispielsweise mehr Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes ermöglicht (Home-Office, New Work etcetera) und der Weg für die Nutzung von Verfahren der künstlichen Intelligenz geebnet.
Aktuell sind die Ausgangsprozesse für Rechnungen / Bescheide und die eingesetzten Systeme in den städtischen Dienststellen sehr heterogen. Komplexität und Fehleranfälligkeit sind Schlagworte, die die Mitarbeiter*innen äußern.
Daher wurden zunächst die Prozesse und Systeme in den jeweiligen Dienststellen im Rahmen einer IST-Aufnahme erhoben. Aktuell werden die die in den Fachverfahren bereits bestehenden Möglichkeiten zur Digitalisierung des Rechnungsausgangsprozesses ermittelt . Darauf aufbauend können die weiteren Planungen erfolgen (Entwurf des Soll-Prozesses, Formulierung der IT-seitigen Anforderungen und gegebenenfalls Auswahl einer geeigneten Software-Lösung für den künftigen, systemgestützten Prozess, etcetera).Dabei ist die Umsetzung der gesetzlichen Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand im B2B Bereich ab 01.01.2027 als erster Baustein derzeit im Fokus.
Welche Zielgruppen sollen erreicht werden?
Finanzwesen in den städtischen Dienststellen; Geschäftspartner der Stadtverwaltung, Bürger*innen
Welcher Nutzen / welche Chancen bestehen?
Digitaler Versand der Ausgangsrechnungen / Bescheide, schlanke finanzwirtschaftliche Prozesse mit Systemunterstützung, schnelle und transparente Vorgangsbearbeitung, zukunftsfähiges Arbeiten (Homeoffice, Desksharing) Integration gängiger Bezahlmöglichkeiten
Welche Herausforderungen bestehen?
Personal für die Projektsteuerung und für das Geschäftsprozessmanagement nicht verfügbar, keine / nicht ausreichende Personalkapazitäten bei den Dienststellen für die Prozesserhebung, städtische IT- Personal-Ressourcen nicht bzw. nicht ausreichend zur Verfügung, Abhängigkeit von kommunalem IT-Dienstleister bzgl. der technischen Lösung (Komm.ONE).
Personell
Zum aktuellen Zeitpunkt keine Einschätzung möglich; nach Abschluss IST-Analyse (Ende 2023) Einschätzung vrs. möglich
Finanziell
Zum aktuellen Zeitpunkt keine Einschätzung möglich; nach Abschluss IST-Analyse (Ende 2023) Einschätzung vrs. möglich
Projektphasen und geplante Schritte
Initiierungsphase
Teamzusammenstellung, Projektauftrag, IT-Antrag, Allgemeine Projektplanung (Meilensteinplanung, PSP, Stakeholder-Analyse, Kommunikationsplan)
Abgeschlossen
Umsetzungsphase
Aufnahme der IST-Prozesse in den städtischen Dienststellen, Analyse der Fachverfahren, Analyse der rechtlichen Anforderungen, Formulierung SOLL-Prozess, Formulierung Anforderungen an ein IT-System; Onboarding interne IT und Sondierung technischer Lösungen bzw. Lösungsbausteine, Teilen der gewonnenen Erkenntnisse mit kommunalem IT-Dienstleister (Komm.ONE), der ein zentrale Lösung für die Kommunen in Baden-Württemberg zum 1.1.2027 für den B2B-Bereich bereitstellen möchte. Rolloutplan hierfür vorbereiten.
In Arbeit
Ausblick
Wie geht es weiter?
Wie geht es weiter?
Das Projekt Digitalisierung des Ausgangsprozesses für Rechnungen und Bescheide, durch das der Papier-Versand durch einen elektronischen Versand / eine Bereitstellung abgelöst wird und der papierbasierte Prozess der Rechnungsverbuchung künftig voll systemunterstützt erfolgen soll, wird aufgrund der großen Komplexität jahresweise geplant. Von 2023 bis ins erste Quartal 2024 wurde die Ist-Situation in allen Dienststellen aufgenommen. Im Jahr 2024 wurden die Ergebnisse aus der Ist-Aufnahme analysiert und mögliche Lösungsansätze identifiziert.
In 2025 stand die Kommunikation mit der internen IT, externen Softwareanbietern sowie dem kommunalen IT-Dienstleister (Komm.ONE) bzgl. der Entwicklung einer Versandlösung zur Erfüllung der Anforderungen des Wachstumschancengesetzes im Vordergrund. In diesem Zuge fand ein Wissenstransfer zwischen dem Projektteam der Stadt Karlsruhe und dem kommunalen IT-Dienstleister statt, da Karlsruhe sich als erste Kommune in Baden-Württemberg mit der Digitalisierung von Ausgangsrechnungen im Rahmen eines Projekts befasst. Auch die Vernetzung mit anderen Kommunen und Verbänden (KGST) zu diesem Thema wurden intensiviert, um auch die überregionale Vernetzung und den Wissensaustausch voranzutreiben.
In 2026 wird der Fokus vor allem auf der von Komm.ONE angekündigten Versandlösung liegen. Dies beinhaltet vorbereitende Maßnahmen wie die Erhebung benötigter Geschäftspartnerinformationen sowie die Einführungsbegleitung der Lösung bei den Dienststellen und die interne wie externe Kommunikation. Eine Herausforderung dabei ist, dass die Konkretisierung der Lösung sowie des Zeitplans seitens Komm.ONE zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht feststeht.
Das Projekt wird auch in 2026 fortlaufend durch flankierende Kommunikationsmaßnahmen innerhalb der Stadtverwaltung begleitet (zum Beispiel regelmäßige Newsletter, Informationsveranstaltungen, Lenkungsgruppe). Das Projektteam ist zudem bei aktuellen Digitalisierungsvorhaben von Dienststellen und Gesellschaften mit den Verantwortlichen im regelmäßigen Austausch, damit die Anforderungen aus Sicht der E-Ausgangsrechnung bereits in der Ausschreibung bzw. bei bereits beauftragten Vorhaben noch in der Umsetzung berücksichtigt werden können.
Darüber hinaus werden kompakte Quick-Wins bei den Dienststellen realisiert wie bspw. die Schnittstelle zwischen service-bw und enaio am Beispiel der Hundesteuer oder die Digitalisierung der Antragsstrecke über Webformular in Verbindung mit E-Payment-Bezahlmöglichkeiten per Vorkasse.
Teammitglieder
- Tamara Noelke, Stadtkämmerei
- Sven Mittrach, Stadtkämmerei
- Corina Latschinske, Stadtkämmerei
- Jessica Solak, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung
- Tanay Ertas, Stadtkämmerei
Aktualisiert am 07.05.2026
Dezernent
- Bürgermeister Dr. Albert Käuflein
